Cara Melakukan CRM Data Cleanliness yang Efektif

Melakukan pembersihan data CRM bukanlah tugas sekali jalan, melainkan sebuah siklus berkelanjutan. Berikut adalah langkah-langkah strategis untuk melakukan pembersihan data agar kampanye email B2B Anda mencapai hasil maksimal:

1. Lakukan Audit Data Secara Menyeluruh Langkah pertama adalah memahami seberapa “kotor” data Anda. Identifikasi masalah utama yang sering muncul: apakah banyak kolom yang kosong? Apakah format nomor telepon berantakan? Atau banyak alamat email dari domain publik (seperti @gmail.com) padahal Anda menargetkan email korporat? Gunakan alat audit bawaan CRM untuk memetakan area yang membutuhkan perhatian segera.

2. Hapus atau Gabungkan Data Duplikat Data ganda adalah musuh utama CRM. Hal ini sering terjadi ketika satu prospek mengunduh dua whitepaper berbeda dengan penulisan nama yang sedikit berbeda. Gunakan fitur deduplication untuk menggabungkan kontak berdasarkan alamat email atau ID unik. Pastikan riwayat interaksi dari kedua entri tersebut digabungkan agar tim marketing memiliki konteks yang utuh mengenai perjalanan audiens tersebut.

3. Standarisasi Format Data Agar segmentasi dan otomatisasi berjalan lancar, buatlah aturan penulisan yang baku. Misalnya, gunakan format judul (Title Case) untuk nama, dan gunakan kode negara yang seragam untuk nomor telepon. Untuk kolom industri atau jabatan, berikan pilihan dropdown (pilihan ganda) daripada membiarkan pengguna mengisi teks bebas. Hal ini mencegah adanya variasi seperti “CEO”, “C.E.O”, dan “Chief Executive Officer” yang akan menyulitkan proses filter.

4. Validasi Alamat Email Secara Berkala Gunakan layanan pihak ketiga seperti NeverBounce atau ZeroBounce untuk memverifikasi apakah alamat email dalam database Anda masih aktif. Dalam dunia B2B, tingkat perputaran karyawan sangat tinggi. Seseorang yang menjadi manajer tahun lalu mungkin sudah pindah perusahaan tahun ini. Menghapus email yang tidak valid sebelum memulai kampanye besar akan menyelamatkan reputasi domain Anda.

5. Lengkapi Data yang Hilang (Data Enrichment) Jika Anda memiliki nama dan nama perusahaan tetapi kehilangan informasi industri atau skala perusahaan, gunakan layanan data enrichment seperti ZoomInfo atau Lusha. Data yang lengkap memungkinkan Anda melakukan segmentasi yang lebih tajam, misalnya mengirimkan konten khusus untuk perusahaan dengan karyawan di atas 500 orang.

6. Bangun Protokol Entri Data yang Ketat Mencegah lebih baik daripada mengobati. Edukasi tim sales dan marketing mengenai pentingnya memasukkan data dengan benar sejak awal. Pasang “kolom wajib isi” (required fields) pada formulir di landing page Anda untuk memastikan informasi kunci selalu tertangkap.